Privacy policy

Ingangsdatum: 27/01/2026

Versie: 2.0

INHOUDSOPGAVE

Artikel 1 - Verantwoordelijke Artikel 2 - Toepassingsgebied

Artikel 3 - Welke persoonsgegevens verwerken wij 

Artikel 4 - Doeleinden van de verwerking

Artikel 5 - Delen van gegevens met derden 

Artikel 6 - Bewaartermijnen

Artikel 7 - Beveiliging

Artikel 8 - Cookies en trackingstechnieken 

Artikel 9 - Rechten van betrokkenen

Artikel 10 - Klachten

Artikel 11 - Wijzigingen privacy policy 

Artikel 12 - Minderjarigen

Artikel 13 - Social media Artikel 

Artikel 14 - Fraude en misbruik 

Artikel 15 - Reviews

Artikel 16 - Grenscontrole en immigratie 

Artikel 17 - Advertentienetwerken

Artikel 18 - Contact / Disclaimer /  Copyright

HelloBUS B.V. hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy beschrijven wij op transparante wijze hoe wij omgaan met persoonsgegevens, welke gegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gebruiken en wat uw rechten zijn op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 1 - Verantwoordelijke

HelloBUS B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze policy.

Artikel 2 - Toepassingsgebied

Deze Privacy Policy is van toepassing op:

• Alle diensten die HelloBUS B.V. aanbiedt, waaronder het bemiddelen bij en organiseren van personenvervoer;
• Het gebruik van onze website(s), boekingsplatformen en applicaties;
• Alle communicatie tussen u en HelloBUS B.V. (e-mail, telefoon, chat, contactformulieren).
• Door gebruik te maken van onze diensten, erkent u kennis te hebben genomen van deze Privacy Policy.

Artikel 3 - Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van de dienst die u afneemt of de wijze waarop u contact met ons opneemt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum.
• Contactgegevens: Adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer.
• Boekings- en reisgegevens: Vertrek- en aankomstlocaties, reisdata en -tijden, aantal passagiers, passagierslijsten (indien van toepassing), reisroute.
• Betalingsgegevens: IBAN-rekeningnummer, tenaamstelling bankrekening, betaalhistorie, factuurgegevens. Wij verwerken geen volledige creditcardgegevens; deze worden veilig afgehandeld door onze betalingsprovider.
• Technische gegevens: IP-adres, informatie over uw browser en apparaat, logbestanden, en gegevens verzameld via cookies (zie Artikel 8).
• Communicatiegegevens: Inhoud van correspondentie (e-mails, chatberichten), notities van telefoongesprekken met onze klantenservice.
• Bijzondere wensen en voorkeuren: Informatie die u vrijwillig verstrekt, zoals dieetwensen, medische behoeften (voor zover noodzakelijk voor de reis, bijv. rolstoelvervoer) of speciale verzoeken.

Artikel 4 - Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en op basis van een wettelijke grondslag uit de AVG:

• Uitvoering van de vervoersovereenkomst (Overeenkomst)
• Om uw boeking te verwerken, de reis te plannen en uit te laten voeren door een vervoerder, en om u de overeengekomen diensten te leveren.
• Communicatie over boekingen (Overeenkomst)
• Om u serviceberichten te sturen, zoals boekingsbevestigingen, reisupdates, wijzigingen of annuleringen.
• Financiële afhandeling (Overeenkomst)
  Voor het factureren van onze diensten en het verwerken van uw betalingen.
• Klantenservice en klachtenafhandeling (Gerechtvaardigd belang)
  Om uw vragen te beantwoorden en eventuele klachten of geschillen op te lossen.
• Wettelijke verplichtingen (Wettelijke plicht)
  Om te voldoen aan wettelijke eisen, zoals de fiscale administratieplicht en eventuele vorderingen van overheidsinstanties.
• Verbetering van onze dienstverlening (Gerechtvaardigd belang)
  Om onze website en processen te analyseren en te optimaliseren.
• Marketing (Toestemming of Gerechtvaardigd belang)
  Om u te informeren over soortgelijke diensten (indien u klant bent) of waar u zich specifiek voor heeft aangemeld (nieuwsbrief). U kunt zich hiervoor te allen tijde afmelden.
• Nieuwsbrieven (Toestemming)
  U kunt zich aanmelden voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van aanbiedingen, acties en nieuws. U kunt zich te allen tijde afmelden via de link in de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.
• Klanttevredenheid en marktonderzoek (Gerechtvaardigd belang)
  Om onze dienstverlening te evalueren en te verbeteren kunnen wij u vragen deel te nemen aan vrijblijvend klant- of marktonderzoek.

Artikel 5 - Delen van gegevens met derden

HelloBUS B.V. deelt uw persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of met uw toestemming.

Wij delen gegevens met de volgende categorieën ontvangers:

Vervoerders (Suppliers): Wij verstrekken noodzakelijke ritinformatie (zoals ophaaladres, contactpersoon op locatie, aantal passagiers) aan de uitvoerende vervoerder. Met deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst (of commissionairsovereenkomst met privacy-clausules) om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.

• Betalingsdienstverleners: Voor de veilige afhandeling van betalingen.
• IT- en softwaredienstverleners: Partijen die onze website hosten, CRM-systemen leveren of andere technische ondersteuning bieden.
• Zakelijke adviseurs: Zoals accountants, advocaten of belastingadviseurs, indien noodzakelijk.
• Overheidsinstanties: Uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

HelloBUS B.V. verkoopt uw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

Indien gegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

Artikel 6 - Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.

• Boekings- en factuurgegevens: 7 jaar na afloop van het boekjaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Contractuele gegevens en correspondentie: Tot 5 jaar na beëindiging van de overeenkomst of de laatste dienstverlening, ten behoeve van juridische bewijsvoering.
• Marketinggegevens: Totdat u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt.
• Technische logs en sessiegegevens: Maximaal 1 jaar.
• Klachtendossiers: Zolang als noodzakelijk voor de afhandeling van de klacht en eventuele juridische procedures, conform verjaringstermijnen.

Artikel 7 - Beveiliging

HelloBUS B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Onze maatregelen omvatten onder meer:

• Gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/TLS) voor gegevensoverdracht;
• Encryptie van gevoelige gegevens in opslag;
• Logische en fysieke toegangsbeveiliging en beveiligde apparatuur;
• Beperking van toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden;
• Regelmatige beveiligingsupdates en monitoring van onze systemen;
• Interne procedures voor het melden en afhandelen van datalekken.

Artikel 8 - Cookies en trackingstechnieken

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone.

• Functionele cookies: Noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak (bijv. onthouden van voorkeursinstellingen).
• Analytische cookies: Om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, zodat wij deze kunnen verbeteren. Wij gebruiken hiervoor privacyvriendelijk ingestelde analysetools waarbij IP-adressen worden geanonimiseerd.
• Marketing/Tracking cookies: Deze worden alleen geplaatst na uw expliciete toestemming, om surfgedrag te volgen en advertenties af te stemmen.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor meer details ons Cookiebeleid.

Artikel 9 - Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG heeft u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (Art. 15 AVG): U heeft het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (Art. 16 AVG): U heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (Art. 17 AVG): In bepaalde gevallen heeft u het recht om uw gegevens te laten verwijderen ("recht om vergeten te worden").
• Recht op beperking van de verwerking (Art. 18 AVG): U kunt verzoeken om het gebruik van uw gegevens tijdelijk te stoppen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20 AVG): U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar (Art. 21 AVG): U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens vanwege uw specifieke situatie, of tegen direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

U kunt een verzoek tot uitoefening van uw rechten sturen naar hello@hellobus.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen (waarbij u uw pasfoto en BSN zwart maakt ter bescherming van uw privacy). Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op uw verzoek.

Artikel 10 - Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via hello@hellobus.nl. Wij zullen ons uiterste best doen om samen met u tot een oplossing te komen.

Komt u er met ons niet uit? Dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 11 - Wijzigingen privacy policy

HelloBUS B.V. behoudt zich het recht voor om deze privacy policy eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Wij adviseren u daarom deze policy regelmatig te raadplegen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u per e-mail informeren. De huidige versie is voor het laatst gewijzigd op de datum vermeld bovenaan dit document.

Artikel 12 - Minderjarigen

 Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij deze informatie.

Artikel 13 - Social media

HelloBUS B.V. is actief op diverse social media-platforms. Als u social media gebruikt (bijvoorbeeld Facebook, Instagram, LinkedIn), kunt u op sommige plekken op onze website of in onze communicatie-uitingen inloggen met uw social media-account.

Inloggen met social media

Wanneer u, als u bent ingelogd bij uw social media-account, aangeeft een reis of activiteit leuk te vinden (bijvoorbeeld door te liken of te delen), dan kan deze reis op uw social media-profiel verschijnen. HelloBUS B.V. krijgt hierdoor geen toegang tot uw social media-account.

Interactie via social media

Als u via social media een vraag aan ons stelt (bijvoorbeeld via een reactie of direct bericht), bewaren wij dat bericht en uw accountnaam/gebruikersnaam zodat wij op uw bericht kunnen reageren en eventueel opvolging kunnen geven. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor klantenservice-doeleinden.

Delen van content

Reizen of content die u via onze website deelt op social media, wordt gedeeld onder uw eigen verantwoordelijkheid en volgens de privacyinstellingen van het betreffende social media-platform. Wij raden u aan de privacyverklaringen van deze platforms te raadplegen.

Artikel 14 - Fraude en misbruik

 HelloBUS B.V. neemt fraudepreventie zeer serieus. Wij gebruiken klantgegevens om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan. Dit is noodzakelijk om onze diensten veilig te houden en te beschermen tegen misbruik.

Fraudedetectie

Wij kunnen persoonsgegevens analyseren om ongebruikelijke of verdachte activiteiten te detecteren, zoals:

• Meervoudige boekingen met dezelfde gegevens maar verschillende betaalmiddelen;
• Gebruik van gestolen identiteitsgegevens of betaalmiddelen;
• Pogingen tot identiteitsfraude of oplichting;
• Chargeback-fraude of betalingsfraude.
• Melding aan autoriteiten

Indien wij fraude of misbruik constateren of een gegrond vermoeden hiervan hebben, zijn wij gerechtigd en in sommige gevallen verplicht om deze gegevens te delen met de bevoegde autoriteiten (zoals politie, Openbaar Ministerie, of de Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst).

Rechtsgrond

De verwerking van persoonsgegevens voor fraudepreventie is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om onze organisatie, onze klanten en de samenleving te beschermen tegen fraude en misbruik.

Artikel 15 - Reviews

Wij en onze klanten zijn erg geïnteresseerd in reviews over onze diensten. Reviews helpen ons om onze dienstverlening te verbeteren en andere klanten te informeren over hun keuzes.

Het schrijven van een review
Als u een review schrijft, kunt u zelf kiezen:

• Of u uw naam wilt tonen voor andere bezoekers van onze website;
• Of u anoniem een review wilt achterlaten (alleen voornaam of initialen worden dan getoond);
• Of wij over uw review contact met u mogen opnemen voor verdere feedback of opvolging.

Moderatie en publicatie
Reviews worden door ons gemodereerd voordat ze worden gepubliceerd. Wij behouden ons het recht voor om reviews die in strijd zijn met onze gedragsregels (zoals beledigende, discriminerende of onwaarheden bevattende content) niet te publiceren.

Bewaartermijn reviews
Gepubliceerde reviews worden bewaard zolang ze relevant zijn voor onze dienstverlening. U kunt te allen tijde verzoeken om verwijdering van uw review door contact met ons op te nemen.

Artikel 16 - Grenscontrole en immigratie

Wanneer u naar het buitenland reist via onze diensten, kunnen wij wettelijk verplicht worden om uw persoonsgegevens te verstrekken aan overheidsinstanties op vertrek- en aankomstpunten.

Wettelijke verplichting
In het kader van grenscontrole, immigratie, veiligheid, antiterrorisme en andere doeleinden die door de autoriteiten toepasselijk worden geacht, kunnen wij verplicht zijn om passagiersgegevens te delen met:

• Grensbewakings- en douaneautoriteiten;
• Immigratiediensten;
• Veiligheids- en inlichtingendiensten;
• Andere bevoegde overheidsinstanties in binnen- en buitenland.
• Vrijwillige medewerking

Ook wanneer het verstrekken van gegevens niet wettelijk verplicht is, kunnen wij besluiten om overheidsinstanties toch behulpzaam te zijn indien dit naar ons redelijk oordeel noodzakelijk is voor de veiligheid van passagiers, medewerkers of de openbare orde.

Soorten gegevens
De gegevens die in dit kader kunnen worden gedeeld omvatten onder meer: naam, geboortedatum, nationaliteit, paspoort- of identiteitskaartnummer, reisroute, boekingsgegevens en contactgegevens.

Artikel 17 - Advertentienetwerken
HelloBUS B.V. werkt samen met advertentienetwerken en mediabureaus om relevante advertenties te tonen aan (potentiële) klanten. Dit gebeurt op basis van uw eerdere bezoeken aan onze website en de websites van derden.

Retargeting en personalisatie
Wij en onze advertentiepartners verzamelen uw surf-, zoek- en koopgedrag op basis van:

• Cookietechnieken (zie Artikel 8);
• Uw IP-adres;
• Het advertentie-ID dat gekoppeld is aan het apparaat waarmee u surft (bijvoorbeeld de Apple IDFA of Google Advertising ID).
• Op basis van deze gegevens kunnen wij en onze partners u gerichte advertenties tonen op andere websites, social media-platforms en apps.

Opt-out mogelijkheid

U kunt bezwaar maken tegen gepersonaliseerde advertenties door:

• Uw cookie-instellingen aan te passen via onze cookie-banner;
• De privacy-instellingen van uw browser of mobiele apparaat te wijzigen;
• Gebruik te maken van opt-out tools zoals de European Interactive Digital Advertising Alliance (EDAA).

Advertentiepartners
Wij werken samen met externe advertentienetwerken zoals Google Ads, Facebook/Meta Ads, en andere platforms. Deze partijen hebben hun eigen privacyverklaringen waarin wordt beschreven hoe zij met uw gegevens omgaan. Wij adviseren u deze te raadplegen.

Artikel 18 - Contact / Disclaimer / Copyright

Contact
Heeft u vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze Privacy Policy of de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op.

Disclaimer
Er kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend aan, noch aanspraak gemaakt worden op de inhoud van deze website. Hoewel bij de samenstelling van de inhoud van deze website de grootst mogelijke zorgvuldigheid wordt betracht, bestaat de mogelijkheid dat bepaalde informatie (na verloop van tijd) verouderd of niet (meer) correct is.

Aansprakelijkheid
HelloBUS B.V. is niet aansprakelijk voor de eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit het gebruik van gegevens van deze website. HelloBUS B.V. wijst hierbij alle aansprakelijkheid af voor schade ten gevolge van het gebruik van deze gegevens of gegevens waarnaar links op deze website verwijzen. De gegevens op deze website kunnen zonder voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd.

Geen garanties
HelloBUS B.V. geeft geen garanties met betrekking tot de aard en de inhoud van de informatie op de website en is niet aansprakelijk voor de inhoud van deze informatie of voor de gevolgen van het gebruik daarvan. Iedere aansprakelijkheid voor eventuele schade ten gevolge van toegang tot en het gebruik van de website wordt door HelloBUS B.V. uitdrukkelijk afgewezen. Tevens wordt geen garantie geboden voor het foutloos en ononderbroken functioneren van de website.

Links naar externe websites
Verwijzingen of verbindingen naar andere websites of bronnen die niet eigendom zijn van HelloBUS B.V. zijn slechts opgenomen ter informatie van de gebruiker van de website. HelloBUS B.V. is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van deze websites of bronnen. HelloBUS B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud, advertenties, producten of andere zaken op dergelijke websites of bronnen of beschikbaarheid daarvan. HelloBUS B.V. is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade of verlies veroorzaakt door of in verband met het gebruik van of door het afgaan op de inhoud, goederen of diensten als aangeboden op dergelijke websites of bronnen.

Copyright
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze website en de daarop aangeboden content (teksten, afbeeldingen, logo's, beeld- en geluidsmateriaal, software, etc.) berusten bij HelloBUS B.V., tenzij anders vermeld. Materiaal van derden wordt uitsluitend gebruikt met toestemming van de rechthebbenden.

Auteursrechten
Niets uit deze website mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HelloBUS B.V. openbaar worden gemaakt of verveelvoudigd worden, waaronder:

• Het reproduceren in digitale, elektronische, optische of andere vorm;
• Het reproduceren ten behoeve van een onderneming, organisatie of instelling;
• Het reproduceren voor eigen oefening, studie of gebruik welk(e) niet strikt privé van aard is;
• Het overnemen in enig dag-, nieuws-, weekblad of tijdschrift (al of niet in digitale vorm of online);
• Het gebruik in een radio- of televisie-uitzending.
• Handelsnamen en logo's

De naam "HelloBUS" en het bijbehorende logo zijn handelsnamen en/of geregistreerde merken van HelloBUS B.V. Het is niet toegestaan deze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming te gebruiken.

Rechten derden
Mocht u ondanks onze zorgvuldigheid menen rechten te kunnen ontlenen aan materiaal op onze website, neem dan zo spoedig mogelijk contact met ons op via hello@hellobus.nl, zodat wij dit kunnen onderzoeken en waar nodig kunnen aanpassen.

Aldus opgesteld en vastgesteld te Rotterdam op 26/01/2026

Laatste wijziging: 26/01/2026

Versie: 2.0

© HelloBUS B.V. - Alle rechten voorbehouden.